Gestion des absences

Journées portes ouvertes EPFL - Directives RH

Dans la perspective des prochaines journées portes ouvertes de l'EPFL les 14 et 15 septembre, nous vous rappelons les directives qui s'appliquent aux collaborateurs qui décident de travailler volontairemement lors de cette manifestation.

Comme l'indique la directive et la note interne, les heures effectuées par les collaborateurs dans ce cadre sont majorées à 125% (1h = 1h15 à enregistrer dans le panier des heures d'appoint) et sont destinées à être reprises en temps.

La directive ainsi que la note interne sont disponibles sur notre page d'aide en ligne.

 

 

Posted by Diana Freese at 13:36
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Forum Absences - vacances d'été 2019

Le Forum Absences du mardi matin (9h30 à 10h30) sera en vacances d’été du lundi 8 juillet au vendredi 23 août 2019.

En cas de questions ou de besoin de support, merci de nous contacter directement via notre Helpdesk absences@epfl.ch ou par téléphone au 33865 (Diana Freese) ou 33885 (Pascale Guillot).

L'équipe des Absences vous souhaite à toutes et à tous un très bel été !

Image vacances

Posted by Diana Freese at 10:42
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14 juin 2019 grève des femmes

Dans le cadre de la journée de grève des femmes du vendredi 14 juin prochain, la direction de l'EFPL a décidé de permettre au personnel de l'EPFL et des antennes cantonales de participer aux manifestations sur le campus (EPFL et UNIL) sur leur temps de travail.

Consultez le communiqué et le programme complet des activités de cette journée : https://actu.epfl.ch/news/14-juin-actions-sur-le-campus-decision-de-la-direc/

Le service des absences se tient à votre disposition pour de plus amples renseignements à l'adresse : absences@epfl.ch

Posted by Diana Freese at 14:25
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Validations annuelles 2018 - ouverture tableau de bord aux administrateurs

Dans le cadre de la procédure de validation annuelle du solde de jours de vacances, nous vous informons qu'en parallèle aux rappels envoyés aux validateurs qui n'ont pas encore validé les soldes des collaborateurs sous leur responsabilité, le tableau de bord est désormais ouvert à la validation pour les administrateurs des absences de l'unité.

Par conséquent, si cela est souhaité, il est possible pour l'administrateur des absences de valider la plausibilité des soldes de jours de vacances des membres de son/ses unité/s à la place du validateur défini. La procédure détaillée y relative est envoyée par e-mail à l'ensemble des administrateurs des absences.

Pour rappel, la clôture des soldes reportés de 2018 est prévue pour le 31 mars 2019, passé ce délai, les modifications sur l'exercice 2018 ne seront plus possibles.

L'équipe des absences se tient à votre disposition en cas de besoin :

- Helpdesk : absences@epfl.ch

- Forum Absences : les mardis au BI B0 482 de 9h30 à 10h30, sans inscription

Posted by Diana Freese at 15:06
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Validation annuelle du solde de jours de vacances 2018

Conformément à l’Article 4 al. 4 du Règlement concernant la gestion du temps de travail, nous vous informons que la procédure de validation des soldes de jours de vacances ouverts au 31.12.2018 a démarré hier, lundi 14 janvier 2019.

  1. Dans un premier temps, nous allons procéder à la validation du 1er niveau, soit la validation par le collaborateur de son propre solde de jours de vacances. L’envoi des demandes de validation aux collaborateurs s’échelonne sur 5 jours du 14 au 18 janvier 2019.
  2. Après une phase de rappel fin janvier, nous passerons à la phase de validation du 2ème niveau, soit la validation des soldes de jours de vacances ouverts au 31.12.2018 par les validateurs.
  3. Le bouclement des soldes de jours de vacances 2018 est prévu pour le 31 mars 2019.

Dès présent, les administrateurs, responsables groupe et validateurs ont la possibilité de consulter le tableau de bord des validations annuelles (menu « gérer les unités » puis « validation des soldes de fin d’année »). Pour l’instant ce tableau est disponible uniquement en mode consultation, il sera ouvert à la validation au moment du passage à la phase de validation du 2ème niveau, à la mi-février 2019.

L’équipe des absences se tient à votre disposition en cas de besoin : absences@epfl.ch

Posted by Diana Freese at 10:27
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Modification de la logique du calcul de compensation pour les jours fériés

La logique de calcul des compensations pour les jours fériés a été modifiée dans le système des absences. En effet, nous sommes passées d'une logique "à la semaine" de travail à une logique "au jour". Ceci dans le but d'améliorer la compréhension de ce calcul et d'être plus précis dans le détail d'une année civile à une autre, notamment pour les situations de fin de contrat en fin d'année.

Cette modification peut impacter certains collaborateurs sur la période de fin d'année. En effet, le calcul étant décomposé au jour, les compensations pour jours fériés 2018 s'arrêtent le 31 décembre 2018 (un lundi en 2018) et les compensations pour les 1er et 2 janvier 2019 seront visibles dans le décompte 2019.

Au final, le bonus ou malus sur l'ensemble de la semaine du 31 décembre 2018 au 4 janvier 2019 est inchangé, il s'agit simplement d'une modification de la décomposition du calcul qui se fait désormais au jour et par année civile.

Le détail de l'affichage des compensations pour les jours fériés rend compte de ce calcul au jour et permet toujours de visualiser les compensations en bonus / malus sur l'ensemble de l'année en fonction du taux d'activité et de la présence hebdomadaire courante en vigueur.

L'équipe de la gestion des absences reste à votre disposition pour toutes informations complémentaires.

Posted by Diana Freese at 16:49
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Résumé des absences - nouveauté

Afin de faciliter le traitement des informations en interne relatives au paiement de soldes de jours de vacances ou d’heures, notamment lors de départs, des lignes d’informations complémentaires concernant le centre financier et le fonds à débiter ont été ajoutées sur le document « résumé des absences ».

Le document « résumé des absences » est disponible soit via le menu « absences et présences » du collaborateur, soit via le menu « soldes et droit vacances ». Ce document est à imprimer, compléter et signer avant l’envoi au département des Ressources Humaines pour paiement.

 

Posted by Diana Freese at 13:10
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Nouvelle fonctionnalité

Simulation de départ   

Dès à présent, vous avez la possibilité d’effectuer une simulation de départ à une date de votre choix. Cette date peut être antérieure ou postérieure à la date de départ enregistrée pour le collaborateur via ses données contractuelles.

Le système calcule automatiquement le droit aux jours de vacances dû pour la période sélectionnée, ainsi que les soldes d’heures d’appoint (compensation jours fériés) et supplémentaires. Cette option permet de faire un état des lieux notamment dans les situations suivantes :

  • État des soldes pour un départ non encore saisi dans SAP/RH ou en cas de prolongation
  • Transferts internes : état des soldes au terme d’un financement dans une unité

Il est possible d’imprimer un résumé des absences pour la simulation. La mention « simulation de départ au jj.mm.aaaa» est mentionnée en haut du formulaire.

Une deuxième option est également disponible : il s’agit de la consultation des soldes à une date souhaitée. Dans cette option, le droit aux jours de vacances n’est pas modifié (c'est toujours le droit annuel selon les données contractuelles), il s’agit simplement d’un arrêt sur image à un moment donné.

Retrouvez le détail sur cette nouvelle fonctionnalité sur notre page d’aide en ligne : https://help-absences.epfl.ch/page-155538-fr.html

Posted by Diana Freese at 16:05
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Nouveau motif d'absence travaillée

Un nouveau motif d’absence est désormais disponible dans la liste des absences travaillées. Il s’agit du motif "déplacement autre site EPFL" qui est destiné aux collaborateurs qui sont amenés à travailler et à se déplacer entre les différentes antennes de l’EPFL.

Ce motif d’absence n’engendre aucune déduction dans les soldes de jours de vacances ou d’heures, il sera visible dans le détail des absences de la pages « soldes et droit vacances ».

Posted by Diana Freese at 13:27
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Validation solde vacances 2017 - tableau de bord

Les administratrices et administrateurs de la gestion des absences, ainsi que les responsables groupes peuvent dès à présent accéder au tableau de bord de suivi de l’état des validations du solde de jours de vacances au 31.12.2017 des collaborateurs de l’unité sans possibilité de modification.

Le tableau de bord est accessible depuis la page « gérer les unités », puis « validations des soldes de fin d’année »

Les rappels de la validation 1er niveau (par le collaborateur) sont envoyés du 26 janvier au 1er février 2018.

Posted by Diana Freese at 17:31
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