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IS-Academia communications

EDOC : Édition en lot des mentors et dates de rapport annuel

Le portail dédié aux administratrices et administrateur des programmes doctoraux accueille un nouvel onglet intitulé "Rapport annuel et mentor".
Cet onglet regroupe des fonctions permettant d'éditer les champs "Mentor" et "Date de rapport annuel" contenus dans l'inscription d'un ou plusieurs doctorants en une seule manipulation, ce qui représente un gain de temps considérable.

En détail :

Dans cet onglet tous les doctorants immatriculés d'un programme sont affichés sous la forme d'un tableau.

Recherche d'une personne ou d'une population

Il est possible de réduire la population grâce aux champs de recherche :

  • Programme doctoral
  • Nom, prénom
  • Selon une période
    • date admission définitive,
    • date de naissance,
    • date d'immatriculation,
    • date limite de l'examen oral,
    • date de l'examen oral,
    • date limite de proposition du jury,
    • dernière date de remise d'un rapport annuel

Voir un exemple de recherche d'une population

Trier et filtrer les lignes du tableau

Après l'affichage du résultat de la recherche, d'autres filtres et tri sont possible sur chacune des colonnes affichées :

  • trier par ordre alphabétique (ou l'inverse)
  • trier par ordre chronologique (ou l'inverse)
  • n'afficher que les lignes contenant une certaine valeur ou texte
  • n'afficher que les lignes contenant une date antérieure ou postérieure à une valeur de référence

Voir un exemple de filtrage

Ajouter ou remplacer le mentor d'un unique doctorant

L'édition du mentor pour un doctorant peut se faire directement dans le tableau en remplissant le champ "Mentor", la valeur sera automatiquement sauvegardée.
Une liste de personne est proposée après avoir saisi les deux premières lettres du nom ou du prénom du mentor.

Afficher l'exemple d'édition d'un mentor

Ajouter ou remplacer le mentor de plusieurs doctorants

Dans un premier temps il faut rechercher, filtrer et éventuellement trier la population.
Ensuite il faut sélectionner (cases à cocher) les lignes dans le tableau affiché puis cliquer sur "Edition du mentor par lot".
Et pour finir, le mentor doit être choisi parmi les personnes disponibles, l'enregistrement se fait uniquement après une confirmation.
Notez que si un doctorant a déjà un mentor, ce dernier sera remplacé par le nouveau indiqué.

Afficher l'exemple d'édition d'un mentor en lot
 

Ajouter une date de rapport annuel pour un doctorant

Tout comme lors de l'édition d'un mentor, l'ajour d'une date de rapport annuel se fait directement dans le tableau affiché en complétant le champ "" pour le doctorant souhaité. La valeur sera automatiquement sauvegardée.
Notez que contrairement au mentor, la date vient s'ajouter à celles déjà existantes et donc ne remplace pas les précédentes.

Afficher l'exemple d'édition d'une date de rapport annuel

Ajouter une date de rapport annuel à plusieurs doctorants

Dans un premier temps il faut rechercher, filtrer et éventuellement trier la population.
Ensuite il faut sélectionner (cases à cocher) les lignes dans le tableau affiché puis cliquer sur "Edition de la date de rapport annuel par lot".
La date doit être renseignée et pour finir il est nécessaire de confirmer l'ajout avant l'enregistrement.
Notez que contrairement au mentor, la date vient s'ajouter à celles déjà existantes et donc ne remplace pas les précédentes.

Afficher l'exemple d'édition des dates de rapport annuel en lot

 

Posted by Grégoire Clerc at 15:28
Horaires disponibles depuis PocketCampus

Les étudiants peuvent désormais aficher leur horaire individuel directement dans l'application mobile PocketCampus. Cette application mobile gratuite, développée par des étudiants de l'EPFL, est disponbile sur iPhone, Android et Windows Phone.

Après les bornes Camipro, le portail ISA, et le téléchargement iCalendar, c'est donc une option de plus pour accéder aux horaires en temps réel, et une excuse de moins pour rater un cours !

 

Posted by Laurent Ramelet at 14:56
Comments (2)
Nouvelles fiches pour les cours doctoraux

Les fiches de cours pour l'école doctorale sont désormais basées sur le nouveau module d'édition et de diffusion des fiches de cours BaMa mis en oeuvre l'année dernière. Toutes les fonctions relatives à l'édition, la validation et la diffusion des fiches sont donc incorporées dans un nouvel onglet du portail administrateur d'IS-Academia. 

La saisie des fiches pourra débuter dès que les plans d'études 2014-15 des programmes doctoraux seront terminés.

Dans les grandes lignes, les fiches reprennent la même structure que les fiches BaMa avec quelques ajustements, en incorporant notamment une rubrique permettant de spécifier à quelle fréquence le cours est donné. 

  • Aperçu immédiat de toutes les fiches de cours de l'utilisateur connecté
  • Saisie possible par l'enseignant, un délégué désigné, ou l'administratrice du programme
  • Edition avec un éditeur riche permettant un formattage de texte plus précis
  • Nouvelle rubrique "Fréquence"
  • Remarque du plan éditable depuis la fiche

 

Posted by Florian Nicolet at 14:01
Portail étudiant: impression de l'horaire

Les étudiants peuvent dès à présent exporter leur horaire en pdf, depuis leur portail, selon une plage définie de:

Une semaine, deux semaines, trois semaines, un mois ou le semestre complet


Posted by Florian Nicolet at 15:37
Portail enseignant - délégation de compétences

Les enseignant peuvent, dès maintenant, déléguer à un (ou plusieurs) collaborateur(s) de l'EPFL les fonctionnalités suivantes:

  • Tâches d'assistanat
  • Edition fiches de cours
  • Projet de Master
  • Saisie des notes (authentification forte requise)

Cette opération peut être exécutée depuis le portail Enseignant d'IS-Academia en cliquant sur le lien "Mes délégations" / "My delegations":

  

 

ou sur l'icône "Mes délégations" / "My delegations" disponible dans plusieurs onglets :

   

 

Saisir le nom du collaborateur et sélectionner la bonne personne:

 

Puis cliquer sur Ajouter et attribuer aux personnes de la liste les compétences voulues:

Remarque:
Pour la saisie des notes, l'authentification forte est requise

 

Posted by Jean-Pierre Allegra at 13:42
Formation BO 17 mars

Il reste 2 places disponibles pour la prochaine formation à l’application Business Objects (BO), le lundi 17 mars prochain de 8h30 à 11h30.

Cette application permet entre autre d’extraire les données d’Is-Academia. Ce cours a pour but de vous rendre autonome dans l’actualisation des rapports et dans la mise en forme des données.

Le nombre de places étant limité, merci de vous inscrire auprès de statistiques.formation@epfl.ch

 

Posted by Aline Blasco Stampfli at 17:01
Nouveautés stages - publication simplifiée

Quelques nouveautés ont été mises en place en ce début d'année, dans le but de simplifier la publication des stages pour les entreprises et pour les coordinateurs.

Période de stage

Les dates "Début du stage dès" et "Début du stage jusqu'au" sont désormais remplacées par des périodes.

L'entreprise qui poste un stage a les choix suivants :

Publication simplifiée

Le coordinateur qui accepte un stage soumis n'a plus à se préoccuper des contextes de stage comme par le passé, les stages se publient maintenant de façon automatique, une fois validé, de la façon suivante:

Les stages sont publiés d'après des règles uniques qui déterminent, pour chaque section, les groupes d'étudiants potentiellement concernés.

Le stage est visible depuis la date du jour ou le coordinateur publie le stage, jusqu'à la fin de la période mentionnée.

Création de stage par l'étudiant

Un étudiant qui a obtenu une place de stage ne figurant pas dans le portail des stages peut dès à présent le créer par lui-même, via l'inscription à un stage hors-liste:

Il peut ensuite saisir les données du stage:

 

Une fois soumis, le coordinateur de la section est notifié et peut visualiser et corriger le cas échéant ces données.

Cette nouveauté permettra aux coordinateurs de recenser formellement toutes les places de stage et d'accroître à terme le nombre de places de stages.

Posted by Florian Nicolet at 14:51
Nouveau : Délégation pour la gestion des assistants

Dès à présent, IS-Academia offre la possibilité aux enseignants de déléguer la gestion de leurs assistants aux collaborateurs de leur choix.

A partir du Portail Enseignant, dans l'onglet Tâches d'assistanat, un nouveau bouton permet d'ajouter des utilisateurs en tant que personnes déléguées.

 

 

 

 

Les collaborateurs concernés pourront ensuite accéder au même écran du portail Enseignant. Ils disposeront de toutes les fonctions nécessaires à la gestion des assistants-doctorants.

Remarques: Le nom de l'enseignant ayant délégué son rôle est indiqué en surbrillance jaune pour éviter toute confusion.

Un collaborateur peut bénéficier de plusieurs délégations.

 

Au besoin l'OGIF peut mettre en place des délégations à la demande des utilisateurs et des sections.

Pour toutes informations supplémentaires veuillez directement vous adresser à isa@epfl.ch

Posted by Stéphane Vollet at 15:20
Gestion des pdm - modification de l'emplacement du pdm par la section

Les secrétaires de section peuvent dès à présent modifier le champ "emplacement du pdm" pour un étudiant.

Ceci dans le portail administrateur, onglet "Gestion projet de master".

Cette modification peut se faire uniquement durant la période d'inscription au pdm.

 

Posted by Florian Nicolet at 11:35
Formation BO jeudi 30 janvier

Une formation à l’application Business Objects (BO) aura lieu jeudi 30 janvier de 8h30 à 12h en salle informatique. Cette application permet entre autre d’extraire les données d’Is-Academia.

Ce cours a pour but de vous rendre autonome dans l’actualisation des rapports et dans la mise en forme des données.

Le nombre de places étant limité, merci de vous inscrire auprès de statistiques.formation@epfl.ch

Posted by Aline Blasco Stampfli at 11:25
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