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IS-Academia communications

Statistiques OFS - Adaptation de la statistique des étudiant/e/s au système de Bologne (ASBOS)

Dans le cadre du projet ASBOS, l'EPFL participe au 2ème relevé pilote en collaboration avec l'OFS.

Le projet ASBOS a pour but de mesurer :

  1. l'intensité des études en équivalent plein temps (1 EPT correspondant à 30 ECTS évalués)
  2. la mobilité des étudiants (exclusivement mobilité IN des étudiants suisses)

L'OGIF doit donc, pour les étudiants inscrits (et présents) au cycle bachelor et Master durant l'année académique 2012-2013, livrer à l'OFS, tous les crédits évalués, regroupés par semestre et branches (domaines d'étude) SIUS.

Un premier relevé a été livré à l'OFS puis analysé et commenté par leurs soins et enfin des statistiques provisoires ont été établies par leur équipe.

l'OGIF épluche actuellement le compte rendu retourné par l'office. Les explications et/ou les adaptations du module ISA de calcul des statistiques OFS seront réalisées d'ici le 15 février 2014.

Les personnes autorisées peuvent suivre ce travail et consulter les résultats dans l'outil de gestion des projets OGIF (Redmine) :

Rappel historique

Dès 2008
Sur mandat de la CRUS, la CUS travaille en partenariat avec la KFH, la COHEP et des groupes d'accompagnement spécialisés ou politiques (OFS, SEFRI, CDIP, UNES), à l'élaboration d'un projet de base de données nationale stockant les crédits ECTS acquis par les étudiants dans les universités et hautes écoles du pays.
Des ateliers regroupant les représentants des écoles (dont l'EPFL) sont régulièrement organisés pour traiter les problématiques particulières.
2009- 2010
Ce projet ambitieux est suspendu et une variante simplifiée est élaborée. Le projet résultant est piloté par l'université de St-Gall.
Sur la base du manuel technique initial, un premier relevé pilote est organisé et des statistiques préliminaires sont réalisées.
 
2011
Sur la base du bilan du 1er relevé pilote et afin de garantir les conditions de réussite du projet, la gestion est transférée à l'OFS.
 
Dès 2012
L'équipe de l'OFS organise des rencontres personnalisées avec les écoles partenaires puis révise le manuel technique jusqu'à la version définitive publiée le 24 septembre 2013.
L'OGIF, sur la base de ce manuel adapte le module de calcul des statistiques OFS pour pouvoir livrer ces données au 15 novembre 2013.

 

Posted by Grégoire Clerc at 14:20
Evolutions de la gestion des tâches d'assistanat

La gestion des tâches d'assistanat dans IS-Academia a fait l'objet de diverses évolutions:

  • Les sections qui sollicitent leurs doctorants pour mettre à jour leur disponibilté et préférences de matières, ont désormais la possibilité de réinitialiser leurs profils à chaque début de semestre, à l'aide d'un reporting
  • La charge globale est indiquée par un hyperlien qui affiche directement tous les engagements d'une personne dans la liste des matières. Ceci évite désormais de surcharger les colonnes Engagements courants, Derniers engagements et Engagements futurs
  • Au même titre que dans l'onglet d'inscription au cours, les cours dans la liste des matières sont visibles uniquement lorsqu'ils sont "validés"
  • Les dates de fin d'activité des assistants-post-docs est affichées dans la colonne "Fin contrat"
  • Pour les sections qui permettent à leurs assistants de s'imprimer des attestations d'enseignement, les documents affichent désormais leurs identités de la même manière que sur les diplômes BAMA et EDOC
  • Transition d'une année à l'autre pour afficher les matières des enseignants
  1. Les libellés des liens ont été modifiés pour inclure l'année académique.
  2. L'année courante (changement le 01.09) est toujours visible.
  3. L'année "précédente" reste visible jusqu'au 30.09.
  4. L'année "prochaine" est visible à partir de la date de préparation 01.06
  • Dans la liste des matières, les cours où un besoin en assistant est indiqué et dont les engagements d'assistants n'atteignent pas le même chiffre, sont indiqués en rouge. Au même titre, si le besoin en assistant correspond ou dépasse le nombre de personnes engagées sur la matières, celle-ci est indiquée en vert
  • Un nouveau filtre permet de rechercher les matières où il manque des assistants
  • Les assistants peuvent dorénavant indiquer leurs disponibilités en sélectionnant dans un tableau chaque période en heure de 8:00 à 19:00, du lundi au vendredi
  • Le système permet de figer les engagements des semestres passés pour empêcher toutes éventuelles modifications
  • Lors de la suppression d'un engagement, un message de confirmation s'affiche à l'écran et permet de valider l'action

Nous restons à votre disposition pour tous éventuels compléments d'information à l'adresse suivante : isa@epfl.ch

Posted by Stéphane Vollet at 13:34
SAE mobilité - Affichage des accords d'échange d'étudiants sur le site du SAE

Depuis plus d'une année, l'office de la mobilité du service des affaires estudiantines (SAE) saisit  et gère dans IS-Academia les accords d'échange d'étudiants liant l'EPFL à ses universités partenaires.

L'un des but de l'intégration de la gestion des accords dans ISA était de fournir, sur le site web du SAE, des informations détaillées et à jour aux étudiants de l'EPFL souhaitant partir en échange. La page est dès à présent disponible à l'adresse http://sae.epfl.ch/ecoles-partenaires.

Voici des informations supplémentaires pour celles et ceux qui souhaitent davantage de détails :

Sur plusieurs aspects le projet est un exemple :

  1. L'organisation du projet
    Le projet a en effet nécessité la collaboration des spécialistes suivants :
    • Tim Brigginshaw (Architecte informatique à l'OGIF) pour la réalisation des services web REST dans le langage Scala qui livrent les données stockées dans ISA.
    • Claudio Spadaro et Alexandre van Meteren (DIT-EX) pour la mise en place des serveurs hébergeant les services web.
    • Aline Kiszio (graphiste mandatée par le KIS) pour la réalisation de la présentation des informations dans Jahia en adéquation avec la charte graphique EPFL.
    • Natalie Meystre, Julien Ramboz et Renato Kempter (KIS) pour le suivi, le développement et l'intégration dans Jahia des données retournées par les services web selon la proposition graphique de Mme Kiszio.
  2. La séparation stricte du contenu et de la présentation
    1. Dans un premier temps, les données stockées et gérées dans ISA sont mises à disposition par l'intermédiaire de services web REST.
      Les services étant maintenus au sein de l'OGIF.
    2. Puis la page Jahia dynamique (javascript) interroge les services web et se charge de présenter la données sur la page Internet du SAE.
      Le développement et le suivi de la page sont assurés par l'équipe du KIS.
  3. L'utilisation du langage Scala pour l'implémentation des services web REST
    Le langage Scala a été privilégié pour la réalisation des services web REST, et sera utilisé de plus en plus largement dans l'implémentation d'ISA.

 

Posted by Grégoire Clerc at 13:27
Record d'accès sur IS-Academia

Nous avons atteint un nouveau record d’accès à IS-Academia à l’occasion de la rentrée académique 2013-14.

Il y a eu pour cette seule journée du 17 septembre environ 1'593'961 accès (Hits), soit une moyenne de 18.4 Hits par seconde. Ceci représente 17'640 visites, soit une augmentation de 9% par rapport à l’année dernière pour le même jour de la rentrée académique.

L’augmentation du nombre d’étudiants se voit également sur l’infrastructure informatique d’IS-Academia qui a bien absorbé les pics d’accès de la rentrée. Les serveurs mis en fonction en mai 2011 continuent donc de fournir les prestations attendues.

 

 

 

 

Nb.d'Accès moyen

Augm.p/r.

 

 

Date

Total

par Heure

par Min.

par Sec.

année préc.

Remarque

 

ma

17.09.2013

1'593'961

66'415

1'107

18.4

9%

Rentrée académique 2013-2014

 

ma

18.09.2012

1'465'951

61'081

1'018

17.0

19%

Rentrée académique 2012-2013

 

ma

20.09.2011

1'228'518

51'188

853

14.2

12%

Rentrée académique 2011-2012

 

ma

21.09.2010

1'101'501

45'896

765

12.7

7%

Rentrée académique 2010-2011

 

lu

14.09.2009

1'032'476

43'020

717

11.9

--

Rentrée académique 2009-2010

 

Posted by Laurent Ramelet at 16:31
Projet de master - affichage d'un nouveau message informatif

Dans le portail de gestion des projets de master (pdm), pour les secrétaires de section et le SAC,  un nouveau message s'affiche à la place de la période officielle d'examen si la date de rendu se trouve dans la plage suivante:

date magistrale -7 semaines jusqu'à date magistrale -5 semaines

Le message indique:

L'examen doit-être effectué au plus tard le vendredi [date calculée=magistrale - 4 semaines]

 

Exemple:

 

Posted by Florian Nicolet at 15:37
Étudiants doctorants - Le portail est ouvert

Les étudiants doctorants réguliers (sont donc exclus les étudiants doctorants en échange) ont dès maintenant accès à des onglets dédiés à la gestion de leurs études doctorales dans le portail étudiant.

Actuellement le portail pour les étudiants EDOC est affiché en parallèle à l'ancien écran IS-Academia, le doctorant doit donc cliquer sur le lien "Portail étudiant" (dans la boîte "Portails").
Ce portail agrège les fonctionnalités déjà disponibles depuis l'ancien écran d'accueil d'IS-Academia pour les doctorants.
 

Le portail minimal contient les 4 onglets suivants :

  1. Accueil EDOC
    Cet onglet présente un calendrier des cours selon les inscriptions du doctorant et regroupe les liens utiles (notamment l'impression de l'attestation annuelle, l'impression du relevé des résultats, l'évaluation des cours).
    Voir  un exemple de l'onglet d'accueil
  2. Mes cours EDOC
    Ce second onglet affiche un résumé de tous les cours passés ou à venir auxquels est inscrit le doctorant.
    Voir un exemple de l'onglet "Mes cours EDOC"
  3. Inscription au cours EDOC
    Ce troisième onglet reprend l'ancienne fonctionnalité d'inscription au cours et offre une gestion des conflits tant pour les inscriptions aux cours que pour les engagements en tant qu'assistant.
    Voir un exemple de l'onglet "Inscription au cours EDOC"
  4. Données personnelles
    Ce 4ème onglet résume les données personnelles ainsi que les parcours académiques du doctorant.
    Voir un exemple de l'onglet "Données personnelles"
     

Deux autres onglets sont disponibles, dans les situations particulières détaillées ci-dessous:

  1. "Assistants"
    Les doctorants rattachés à l'une des sections d'enseignement "CGC", "IN" ou "SC" ont accès à l'onglet "Assistants" contenant tous les outils nécessaires à gérer leur profil d'assistant, vérifier leurs engagements et imprimer des attestations (CGC).
    Voir un exemple de l'onglet "Assistants"
  2. "Thèse"
    Les doctorants des programmes EDIC, EDPO et EDPY en fin de thèse (avec une date limite de remise de thèse allant jusqu'au 28.02.2014) ont accès à cet onglet, dans le cadre de la phase pilote du projet "Processus de gestion de la publication des thèses".
    L'onglet "Thèse" regroupe toutes les fonctions nécessaires à préparer la proposition du jury de thèse, à remettre la thèse provisoire, la thèse finale, sans oublier les informations nécessaires à l'impression, la publication et la diffusion.
    Voir un exemple présentant l'onglet "Thèse"

 

Notez enfin que les étudiants ayant réalisé un Master à l'EPFL et poursuivant leurs études doctorales à l'EPFL, gardent l'accès aux onglets dédiés aux études Master durant les 6 mois suivant leur exmatriculation du Master.
Voir l'exemple de portail d'un doctorant ancien étudiant Master

 

Posted by Grégoire Clerc at 14:58
Election des délégués de classe

Dès la rentrée 2013-2014, les étudiants peuvent élire leurs délégués de classe depuis leur portail IS-Academia.

Le processus est composé de deux phases distinctes:

  1. Phase de candidature:
    Les étudiants peuvent se porter candidat depuis leur portail, en allant dans l'onglet "Election des délégués" et en cliquant sur le bouton "Je suis candidat".
    Pour les étudiants du propédeutique, c'est l'agepoly qui gère les candidatures.
     
  2. Phase d'élection:
    Les étudiants peuvent voter pour le(s) candidat(s) de leur choix, jusqu'à concurrence du nombre de délégués maximum. Ce nombre est paramétré par l'agepoly, pour chaque classe.

L'agepoly dispose d'un nouveau portail permettant la gestion des sessions d'élection, le choix des candidature pour le propédeutique et le suivi complet du processus.

A la fin du processus d'élection, l'agepoly sélectionne les délégués par classe et cette information est reportée dans le détail de GPS de l'étudiant concerné.

Posted by Florian Nicolet at 10:43
Formulaire de renseignements pour étudiants partant à l'étranger

Suite à une demande du Domaine sécurité prévention et santé (DSPS) et du Domaine de la Formation (DAF), nous avons mis en place, dans IS-Academia, un suivi des déplacements des étudiant-e-s et doctorant-e-s à l’étranger par le biais d'un formulaire leur permettant de mentionner les informations qui seront utiles pour les contacter en cas de besoin. 

Pour plus de renseignements à ce sujet vous pouvez consulter le lien suivant: http://securite.epfl.ch/deplacementsetranger


Ce formulaire (https://isa.epfl.ch/imoniteur_ISAP/!formInscrs.connection?ww_c_formulaire=DEPART_ETR_FORM), qui a été mis à disposition du public à partir du 10 septembre, a d'ores et déjà fait l'objet de deux évolutions.

A la demande du Service académique, les inscriptions de demande de départ en voyage ne sont plus visibles par défaut. Toutes les personnes qui souhaitent pouvoir consulter ces inscriptions peuvent en faire la demande à isa@epfl.ch, qui leur attribuera le rôle nécessaire.


D'autre part, le formulaire est désormais accessible que si la personne a une inscription courante dans le domaine académique et dans l'unité EPFL, et qu'il n'existe pas de date d'exmatriculation pour cette inscription. Si c'est le cas, un lien vers le formulaire apparaît, sinon un message informe la personne qu'elle n'a pas accès au formulaire. L'avantage de cette modification étant que l'on ne crée plus d'inscriptions inutiles.

Ci-dessous un exemple de PDF que reçoivent par email les étudiants qui valident leur formulaire.

https://blogs.epfl.ch/isacom/documents/R%C3%A9sum%C3%A9%20du%20formulaire.pdf

Posted by Stéphane Vollet at 15:35
Livrets des cours - Acquis de formation

Sous la rubrique des acquis de formation, la phrase type "A la fin de ce cours l'étudiant doit être capable de:" précède par défaut la liste des verbes et des compléments saisis. Dans certains cas, cette phrase n'est pas cohérente avec les acquis formulés. Ceci est notamment le cas lorsque un acquis est formulé librement et ne contient pas un des verbes proposés dans la liste.

Une nouvelle fonctionnalité a donc été rajoutée pour permettre aux administrateurs de spécifier pour une fiche de cours si cette phrase doit être affichée ou non sur la page web ou sur le document PDF généré.

Posted by Laurent Ramelet at 16:36
Nouveaux reports pour les livrets de cours

En raison de la nouvelle structure des fiches de cours, des nouveaux reports ont été mis en place:

 
Et les anciens ont été renommés afin d'éviter toute confusion:

 

Posted by Florian Nicolet at 15:31
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