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IS-Academia communications

Les serveurs IS-Academia fêtent leur 1er anniversaire !

Voici une année déjà que la nouvelle infrastructure technique d'IS-Academia a été mise en service, avec à la clé un gain de performance très apprécié par nos utilisateurs. Le nouvel environnement (serveurs et bases de données) a été lancé le 21 mai 2011 ce qui a permis d'absorber sans aucune difficulté les dernières rentrées de septembre et février.

Au total, plus de 19 millions de connexions au serveur ont été servies lors de la rentrée du semestre de printemps, contre 15 millions pour celle d'automne, soit une augmentation de trafic d'env. 27%

Posted by Laurent Ramelet at 16:21
Améliorations apportées au formulaire d'inscription académique des étudiants

Un nouveau formulaire d'inscription académique (FRAC) est en ligne depuis lundi 21 mai. Celui-ci a d'ores et déjà été validé par plus de 2000 étudiants de l'EPFL.

Outre les améliorations d'ordre ergonomique et cosmétique, le formulaire comprend de nouvelles étapes dont:

  • Adresse privée (anciennement adresse permanente)
  • Envoi des bulletins de notes (adresse à laquelle les étudiants souhaitent recevoir les bulletins de notes, février ou juillet)
  • Confirmation de la poursuite des études à l'EPFL (afin que les étudiants puissent faire part de leur choix de quitter l'EPFL si cela devait être le cas et nous en donner la raison)

Le Service Académique (SAC), voit d'autre part le traitement des demandes se simplifier par le transfert automatique des données académiques.

Le formulaire de changement d'adresse (qui est un autre formulaire accessible aux étudiants en permanence mais dont les étapes adresses sont identiques à la FRAC), qui est géré par le Service des étudiants a lui aussi été adapté à la nouvelle FRAC et comprend toutes les nouvelles étapes d'adresses ainsi que de nouvelles actions de transfert de données.

Posted by Stéphane Vollet at 18:20
Portail étudiant - redirection automatique

Dès aujourd'hui les étudiants en CMS, Polymaths, bachelor et master sont redirigés automatiquement sur le portail étudiant lors du login.

Les anciens menus sont accessibles en cliquant sur le bouton "menu" en haut à droite du portail.

Posted by Florian Nicolet at 15:53
Harmonisation de la terminologie

IS-Academia a été mis à jour afin d’harmoniser la terminologie utilisée avec celle employée généralement à l’EPFL :

  • L’écran d’identification de la personne utilise les libellés Nom officiel et Prénom officiel (au lieu de Nom et Prénom)
  • L’écran de résumé affiche désormais le Nom usuel et le Prénom usuel, informations issues de SCIPER, pour autant que la personne ait annoncé ces données via l’application ACCRED et les Prestations de base et plus particulièrement la page de demande de mise à jour des données personnelles

 

D’autre part, pour les adresses :

  • Le libellé Permanente devient Privée
  • Le libellé Externe devient Professionnelle
  • Il est maintenant possible de définir églament une adresse Privée pour les contacts

 

 

Posted by Jean-Pierre Allegra at 15:11
Rapports BO pour EDOC

Afin d’améliorer la visibilité et la recherche des rapports BO mis à disposition des programmes doctoraux, les sous-répertoires suivants ont été créés dans le répertoire ISA Formation étudiants/EDOC :

  • Candidatures
  • Effectifs
  • Thèses (directeurs de thèse, durée de la thèse, résultat de la thèse, diplômés prix, etc.)
  • Enseignements (inscriptions aux cours, enseignants, etc.)
  • Divers

A la racine du répertoire ISA Formation étudiants/EDOC il existe un document PDF qui répertorie les rapports existants à votre disposition avec un bref descriptif du rapport et les principales données qu’il contient.

Posted by Isabella Aprile at 16:33
Archivage des diplômes PDF dans la GED

Les diplômes PDF Bachelor, Master, EDOC ainsi que les Prix, générés avec InDesign, et jusqu'ici stockés dans un répertoire commun, ont été repris dans IS-Academia et la GED (Gestion électronique des documents).

Le but étant avant tout de conserver une représentation exact du diplôme qui a été délivré (avec la trame de fond), sous forme d'un PDF, sans pour autant pouvoir la réutiliser en cas de perte.

Processus:

Dans un premier temps une routine pousse les documents PDF complets, du répertoire commun dans le suivi des étudiants.

Cette procédure est déclenchée deux fois par jour, une première fois à 12:30 et une deuxième fois à 23:00. Les diplômes générés le matin seront consultables dans le suivi de l'étudiant et la GED à partir de 12:30 et ceux générés l'après-midi dès 23:00.

Puis, une fois dans le suivi de l'étudiant, au même titre que d'autres fichiers prédéfinis, les diplômes EDOC, Master, Bachelor et les Prix sont ensuite transférés dans la GED dans les minutes qui suivent.

 

 

Posted by Stéphane Vollet at 16:31
Immatriculation des étudiants : recherche par n° de candidature

Dans l'écran d'immatriculation des étudiants, il était possible jusqu'ici de rechercher un étudiant par nom, prénom, n° sciper, n° matricule fédéral et ancien n° AVS.

A ces possibilités s'ajoute la recherche par le numéro de candidature IS-Academia, que cette candidature soit au bachelor, master ou doctorat.

A noter que :

  • la recherche n'est possible qu'après le traitement (ou transfert) de la candidature.
  • la recherche fonctionne uniquement sur la séquence de chiffre (il faut donc omettre les suffixes BA, MA, DO et tous les caractères spéciaux).
Posted by Grégoire Clerc at 10:43
Calcul des rangs provisoires de Bachelor et Master

Suite à la mise en oeuvre des rangs définitifs en octobre 2011, le Service Académique a désormais à disposition, dans le portail administrateur d'IS-Academia, la possibilité de calculer les rangs provisoires des étudiants Bachelor et Master. Ce classement anticipé permettra aux personnes concernées de postuler dans certaines universités pouvant exiger ce document, préalablement à l'obtention de leur Bachelor ou de leur Master.

Ce classement représente la position de l'étudiant par rapport à l'ensemble des étudiants effectuant le même examen (bachelor ou master) au même semestre en fonction des branches déjà présentées. Il est calculé chaque semestre à titre provisoire après la conférence des examens, mais le classement définitif lui n'intervient qu'une fois l'examen réussi.

  • Le calcul du rang provisoire sera effectué à la fin de chaque session d'examen (fin février et fin juillet).
  • Contrairement au rang définitif la moyenne, n'est pas affichée, seul le classement sera indiqué sur le document.
  • Les notes acquises après le calcul du classement provisoire ne sont pas prises en compte pour l'évaluation du rang.
  • Le rang sera disponible uniquement pour ceux qui ne sont pas en double échec ou d'ores et déjà exmatriculés.
  • Le classement provisoire est fourni seulement à partir des niveaux BA5-BA6 et à tous les niveaux Master (MA1,MA2,MA3 et MA4).
  • Ce document donne le rang actuel de l'étudiant en comparant sa note moyenne jusque-là avec les autres étudiants suivant le même examen.
  • Les documents PDF sont stockés dans le suivi de l'étudiant et ne sont plus envoyés par email.


En effet, l'envoi systématique par email d'un classement ne s'avère pas nécessaire étant donné que ce document est surtout utile aux personnes qui se destinent à une carrière académique. C'est désormais également le cas pour les rangs définitifs qui ne seront plus transmis automatiquement par email. Les étudiants devront en justifier le besoin et en faire directement la demande auprès du SAC en s'adressant au Service des Etudiants.

Ci-dessous, un exemple de classement provisoire (français/anglais) généré avec un nom fictif.

Posted by Stéphane Vollet at 10:43
Rectificatif

Le 17 février dernier, le courriel destiné aux étudiants récemment exmatriculés a été malencontreusement envoyé à d'anciens étudiants pas ou plus concernés.

Un message d'excuse sera envoyé rapidement aux personnes qui n'auraient pas du recevoir ce courriel.

Posted by Jean-Pierre Allegra at 12:20
Formation Business Objects (cours de base pour les utilisateurs)

Il reste trois places disponibles pour le prochain cours Business Objects qui aura lieu le

Jeudi 23 février 2012

De 8h30 à 11h30

Salle de formation PC1 MA BO 424

D'autres formations seront organisées en fonction des demandes.

Contact et inscription : Statistiques de la formation

 

Posted by Isabella Aprile at 9:41
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