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IS-Academia communications

Saisie du motif de changement de notes et de changement des statuts d'admission

Suite à un audit du CEPF (Nommé par le Conseil fédéral, le Conseil des EPF est l’organe stratégique de direction et de surveillance du Domaine des EPF) effectué en 2015, il nous a été recommandé d'implémenter la possibilité de mentionner le motif des mises à jour des notes et des statuts d'admission dans IS-Academia.

Statut d'admission:

Nous avons donc ajouté la saisie d’une justification pour certaines modifications de valeur pour mieux identifier la raison du changement.

Seuls certains changements de statuts, qui sont formalisés dans une table de conversion, doivent être justifiés. Il s'agit principalement du passage d'un statut de type "Admis" à "Refusé" ou de "Refusé" à "Admis". Sans justification le changement n'est pas autorisé et l'interface génère une alerte.

Cette implémentation intervient dans:

  • L'écran d'immatriculation
  • L'onglet d'évaluation des candidatures Bachelor (portail administrateur)
  • L'onglet d'évaluation des candidatures Master (portail administrateur)
  • L'onglet de gestion des candidatures EDOC (portail administrateur)

Exemple d'avertissement dans l'écran d'immatriculation:

Exemple de pop-up automatique dans les onglets de portail:

Les motifs à choix de changement de statut sont:

  • Changement com. adm
  • Erreur SAC
  • Erreur section/programme
  • Révision
  • Selon décision commission

 

Changement d'une note:

En ce qui concerne les modifications ultérieures de notes par des collaborateurs administratifs, nous avons mis en oeuvre, contrairement au changement de statut, une justification pour l'instant optionnelle. Ceci afin de laisser une certaine souplesse au système.

Cette implémentation intervient dans les écrans suivants:

  • Onglet Saisie des notes (Portail administrateur)
  • Onglet Statut de saisie des notes (Portail administrateur)
  • Ecran de contrôle des résultats

Les motifs à choix sont:

  • Erreur Prof.
  • Erreur SAC
  • Révision

D'autre part, dans l'onglet Statut de saisie des notes il est possible de consulter l'historique des changements de notes.

En voici un exemple:

Business Objects:

Des rapports listant les changements avec les motifs saisis seront produits à des fins de contrôles par sondages.  

Nous restons à votre disposition pour toutes éventuelles précisions à l'adresse suivante: isa@epfl.ch

Posted by Stéphane Vollet at 17:19
Nouveau processus de facturation de la taxe semestrielle

Depuis l'ouverture du formulaire de ré-inscription académique (FRAC) le 30 mai, la facture pour la taxe semestrielle est désormais émise à la fin de la validation du formulaire. Plus aucune facture papier n'est envoyée par poste.

L'étudiant doit dès à présent s'acquitter de sa taxe avant de pouvoir télécharger son attestation pour le futur semestre. La prolongation de la validité de sa carte Camipro est également conditionnée à ce paiement.

L'étudiant a le choix entre trois possibilités de paiement :

  1. Paiement en ligne par carte de crédit, Postcard ou PayPal
  2. Paiement par virement bancaire ou postal
  3. Délégation du paiement à une tierce personne, par email.

L'avantage du paiement en ligne est son traitement immédiat, la transaction est immédiatement validée dans Is-Academia et l'étudiant peut télécharger de suite son attestation.

Plus d'information:

http://is-academia.epfl.ch/facturation

http://sac.epfl.ch/facturation

Vidéo d'animation pour les étudiants

Posted by Florian Nicolet at 9:09
Nouveau rapport BO : Inscriptions des étudiants aux projets

Pour répondre à une demande fréquente de certaines sections, un nouveau rapport dans Business Object (BO) a été créé. Il se nomme "Inscriptions aux projets (semestre, Master,...) et se trouve dans le dossier: Dossier publics\ISA Formation Etudiants\Master

Ce rapport sort toutes les inscriptions des étudiants aux matières contenant le terme "projet" dans leurs libellés. Lors de l’actualisation du rapport, il est possible de renseigner d’autres matières qui ne satisferaient pas cette condition. La section et les divers années académiques à prendre en compte doivent également être renseignées lors de l’actualisation.

Posted by Bertrand Vermot at 15:50
Diverses évolution pour le portail des stages

Différentes évolutions concenrnant le portail des stages ont été développées la semaine passée et mise en production vendredi 19.02.

  • Améliorations du PDFcontenant les évaluations de stage, simplification du nom, ajout d'un titre explicite, ajout des coordonnées du maître de stage.
  • Enregistrement automatique des données dans le formulaire d'évaluation d'un stage (pour l'étudiant et l'entreprise)
  • Affichage d'un message pendant et après la sauvegarde du formulaire d'évaluation pour l'entreprise.
  • Ajout d'un bouton dans l'inscription au stage, permettant l'envoi d'un email rappelant à l'étudiant d'éditer ses données de stage.

 

Posted by Florian Nicolet at 9:04
Page d'aide pour les liens html des plans d'étude et fiche de cours

La page contenant les liens html des plans d'études et fiches de cours a été remaniée et intégrée dans le site d'aide IS-Academia.

Cette page est disponible à cette URL :

http://is-academia.epfl.ch/planfiche-html

cela remplace l'ancienne page (http://wiki.epfl.ch/is-academia.support/planfiche-html) qui sera désactivée prochainement.

Posted by Florian Nicolet at 16:09
Gestion des tâches d'assistanat et tuteurs / Evolutions diverses

Le portail de gestion des tuteurs a fait l'objet de plusieurs évolutions suite aux demandes des secrétaires de section de Mathématiques, Physique, Chimie et Architecture.

 

  • Ajout d'un lien (entouré en rouge dans l'exemple ci-dessous) indiquant la moyenne du propédeutique, qui permet d'ouvrir un pop-up (accordant le droit aux administrateurs ou enseignants de consulter les résultats du propédeutique des étudiants qui se proposent en tant que tuteur)

 

  • Les étudiants doivent valider, à l'aide d'une case à cocher, la possibilité pour les administrateurs et enseignants de consulter leur résultats de propédeutique dans le cadre de leur candidature de tutorat.

 

  • Lorsque qu'une proposition de matière est validée par un administrateur ou un enseignant, l'étudiant n'a plus la possibilité de la retirer de ces préférences (édition du profil de tuteur). Ceci évitera de possibles malentendus
  • L'étudiant a désormais la possibilité de constamment vérifier le nom de l'enseignant de la matière pour laquelle il se propose, par drag & drop, en tant que tuteur dans ses préférences de matières (ce qui est très utile pour une matière dont le libellé est utilisé pour plusieurs cours, par exemple : "Analyse I")
  • Désormais les étudiants, afin de se faire payer, peuvent indiquer leur numéro IBAN dans le formulaire de changement d'adresse qui est disponible dans les liens utile de leur portail IS-Academia. Ce même numéro IBAN est repris automatiquement dans les propositions d'engagement que les secrétaires peuvent imprimer depuis le portail de gestion des assistants et tuteurs
  • Les attestations d'engagement au format PDF sont désormais automatiquement transférées dans le suivi de l'étudiant dès que celui-ci se voit exmatriculé. Ceci permettra aux administrateurs, le cas échéant, de retrouver ce document et de ne pas avoir à le rédiger une nouvelle fois manuellement suite à une demande d'un alumni
  • Dorénavant les étudiants engagés sur des matières en tant que tuteur apparaitront dans la définition des plans avec le rôle de tuteur, ce qui évitera de possibles confusions

 

Pour toutes éventuelles questions nous restons bien évidemment à votre disposition à isa@epfl.ch

 

Posted by Stéphane Vollet at 17:04
Formulaire de candidature et Gestion des Echanges OUT

En collaboration avec L'Office de la Mobilité du Service des Affaires Estudiantines (SAE), nous avons mis en œuvre dans IS-Academia un formulaire de candidature électronique et un système de gestion des candidatures d'Echange OUT sous la forme de portails qui sera opérationnel à partir de lundi prochain.

Un formulaire de candidature modulable permettra aux candidats de choisir son type de candidature:

  • Europe
  • Hors-Europe
  • Double diplôme
  • Projet de Master (PDM)

Un nouvel onglet de portail IS-Academia sera accessible par tous les étudiants à l'exception des BA1 et BA2, CMS, et étudiants en Echange IN, leur permettant de:

  • Candidater à un échange OUT
  • Editer leurs plans d'études ( Learning Agreement)

Les administrateurs auront quant à eux accès à un portail permettant de :

  • Gérer les candidatures
  • Envoyer des emails automatiquement aux candidats et aux écoles partenaires
  • Créer automatiquement les nouvelles inscriptions d'Echange OUT
  • Extraire les données sous forme de fichier Excel

Les membres de la commission de sélection pour les échanges hors-Europe pourront également accéder à ce portail en lecture pour consulter les lettres de motivation des candidats concernés.

 

Nous restons à votre disposition pour toutes éventuelles questions à isa@epfl.ch

Posted by Stéphane Vollet at 17:00
Suivi de l'élection des délégués de classe par les sections

Les adjoints et les secrétaires de section disposent à présent d'un accès en lecture du portail Agepoly, permettant le suivi du processus d'élection des délégués de classe.

 

Ce portail est composé de 2 onglets:

- Gestion: onglet comportant les sessions en cours, leurs périodes de candidature et d'élection respectives

- Suivi: le suivi, classe par classe, des candidatures et du nombre de voix attribué aux candidats

 

Le processus d'élection est géré par l'Agepoly et débutera avec la rentrée. Les délégués devraient être connus début octobre.

 

A noter que dorénavent, le nombre de délégué maximum est de deux pour toutes les classes.

Posted by Florian Nicolet at 14:02
Nouveaux détails de GPS pour étudiants

Pour répondre à la demande du DAF,  il a été mis en place deux nouveaux détails de GPS afin de permettre la gestion des membres de l'Agepoly.

Ils sont visibles dans l'onglet Agepoly :

Ces deux détails seront gérés par l'Agepoly via le portail qui lui est dédié.

Posted by Jean-Pierre Allegra at 17:32
Interruption de service planifiée vendredi 28.08 12h-18h00

Une interruption de service de l'application IS-Academia est planifiée pour le vendredi 28 août de 12h à 18h. Cette interruption est nécessaire pour effectuer des tâches de maintenance technnique. Le service académique et le guichet auront accès à une application secondaire en mode lecture.

En vous remerciant pour votre compréhension.

Posted by Laurent Ramelet at 7:51
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