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IS-Academia communications

Tu me manques, Is-academia.

Un billet de blog pour agrémenter notre fin de semaine.

Tu me manques, Is-academia.

On le savait déjà, les étudiants d'échange sont souvent confrontés à une réalite administrative fort différente dans leur université d'accueil.

Avec nos remerciements au poète inconnu.

 

Posted by Laurent Ramelet at 16:04
Comments (1)
Nouvelle interface de gestion des stages pour les entreprises

Depuis peu, les entreprises disposent d'une interface entièrement redessinée pour la gestion de leurs stages.

Le design est en adéquation avec la charte graphique du site web de l'EPFL.

Il est accessible depuis la page: http://stages.epfl.ch/

Le formulaire de création de compte a été complètement revu et intègre deux fonctions permettant de limiter la création de doublon dans IS-Academia (ISA):

  1. L'utilisateur est tout d'abord invité à indiquer son adresse email. Si l'adresse entrée correspond à un compte dans ISA, un message invite l'utilisateur à se connecter avec ce compte
  2. Une recherche d'entreprise a été implémentée, afin que l'utilisateur puisse rechercher si son entreprise existe déjà dans ISA.

Le formulaire de soumission de stage a également été revu et simplifié:

Les stages en quelques chiffres:

Dans ISA il y a 6062 contacts faisant partie de 3853 entreprises. 1322 offres de stages ont été publiées l'année passée.

 

 

Posted by Florian Nicolet at 13:53
Nouvelle gestion des références bibliographiques

Un nouvel onglet a été créé pour le portail de la bibliothèque.

Celui-ci permet de rechercher et d'éditer les références bibliographiques dans les fiches de cours. Il ne s'agit pas de modifier les données de la rubrique "bibliographie" mais bien de consolider, voir d'ajouter des références dans la rubrique "Ressources en bibliothèque".

La première cellule permet d'effectuer une recherche:

La période indique sur quelle année académique effectuer la recherche.

Les dates saisies dans les champs "modifié du" et "modifié au" permettent de définir la période durant laquelle la rubrique "bibliographie" a été modifiée par l'enseignant (ou son/sa délégué)

La filière de rattachement correspond à la section qui gère / possède le cours

Enfin, le nouveau champs "traité" indique si la référence bibliographique a été traitée ou non par la bibliothèque.

Ce champ est visible uniquement par la bibliothèque et se met sur "non-traité" dès que la rubrique "bibliographie" est modifiée.

 

La cellule de résultat présente les fiches de cours trouvées:

La colonne "dernière modification" indique la date à laquelle la rubrique "bibliographie" a été modifiée.

 

La cellule d'édition se présente comme suit:

La bibliothèque a donc 3 rubriques éditables:

  1. Traité par la bibliothèque: permet de suivre si des modifications ont été effectuée sur la rubrique "bibliographie"
  2. Ressources en bibliothèque: composé de 3 colonnes, nom de la référence (ouvrage), code ISBN et URL.
    Le champ ISBN est présenté aux utilisateurs finaux (enseignants, étudiants) sous forme d'un lien hypertexte construit avec l'ISBN et renvoyant sur la page correspondante à la référence dans Nebis. Si les 2 champs URL et ISBN sont saisis, le champ ISBM est prioritaire.
  3. Référence suggérées par la bibliothèque: construit comme la rubrique précédente, permet à la bibliothèque d'ajouter des suggestion, selon les mêmes modalités que la rubrique précédente.

 

L'affichage de ces nouvelles rubriques se présente comme suit, sous la forme d'un lien hypertexte:

Posted by Florian Nicolet at 10:16
Plans d'études 2014-2015

Les différents plans d'études 2014-2015 sont maintenant en ligne sur les sites Jahia des sections et programmes doctoraux.

Posted by Jean-Pierre Allegra at 14:49
Fiches de cours - Copier une fiche sur une autre

Copier et coller une fiche

Il est désormais possible de copier le contenu d'une fiche de cours sur une ou plusieurs autres fiches. Ceci est particulièrement pratique lors de la création des fiches pour les cours de service ou les cours annuels. L'opération fonctionne aussi bien entre les fiches de la même période académique, que d'une année à l'autre.

 

Remarques:

  • Cette fonction est disponible pour les sections mais pas pour les enseignants.
  • Le contenu d'une fiche déjà validée par la section ne sera pas remplacé.

Affichage des rubriques Français/Anglais

Si une rubrique n'est pas renseignée dans l'une des deux langues, le texte de l'autre langue est désormais affiché. Ceci évite d'avoir des fiches vides ou partiellement renseignée lors de leur consultation sur les sites des sections.

Par exemple, si une fiche est renseignée en anglais uniquement, la version française affichera le contenu anglais, et non plus une fiche vide.

Pour rappel, les rubriques suivantes sont communes aux deux langues:

  • Les compétences transversales (traduites automatiquement)
  • Les liens Web
  • Les liens Moodle
  • Les liens Vidéos

 

Posted by Laurent Ramelet at 14:49
Fiches de cours - validation en lots

Les sections ont désormais la possibilité de valider les fiches de cours en lot, au lieu de le faire une par une. Cette nouveauté est particulièrement utile étant donné que toutes les fiches de l'année précédente doivent être revalidées avant d'être publiées sur le site de l'EPFL.

Posted by Laurent Ramelet at 14:56
EDOC : Communication des décisions d'admission aux candidats

Dans le "Portail administrateur" disponible aux administratrices et administrateurs des programmes doctoraux, le nouvel écran de gestion des candidatures (onglet intitulé "Evaluation des candidatures EDOC" / "EDOC Application evaluation") est peu à peu ouvert aux programmes qui le demandent.

Afin de faciliter la communication des décisions de la commission doctorale aux candidats, une nouvelle fonctionnalité (onglet "Communication EDOC") s'appuyant sur l'onglet "Evaluation des candidatures EDOC", vient s'ajouter à ce portail.

L'onglet "Communication EDOC" a donc pour but de communiquer des décisions standardisées (en règle générale les candidats dont la décision est "Refusé" ou "Admissible") par courriel aux candidats à un doctorat.
 

Plus en détails, ce portail permet de :

  1. Rechercher la population
  2. Contrôler cette population
  3. Créer la population en vue de réaliser un envoi en lot
  4. Contrôler la population reprise pour l'envoi
  5. Choisir le modèle de courriel à envoyer
  6. Contrôler l'expéditeur et le destinataire
  7. Prévisualiser le contenu des messages (sans envoi)
  8. Envoyer les courriels à une adresse e-mail de test
  9. Confirmer et envoyer définitivement les messages
  10. Contrôle du statut de l'envoi (journal de l'envoi)

Voici un guide plus détaillé

Description

1. Recherche de la population (onglet "Evaluation des candidatures EDOC")

Pour pouvoir générer une population à laquelle il sera possible d'envoyer un courriel, il est nécessaire de faire une recherche basée sur les 4 filtres suivants :

1. Programme doctoral (nécessaire pour les administrateurs qui travaillent dans plusieurs programmes)
2. Année civile
3. Période
4. Statut

Afficher les critères de recherche et lancer la recherche

Si ces 4 critères de recherche ne sont pas appliqués, le lien de création d'une population ne sera pas affiché.

2. Contrôle de la population (onglet "Evaluation des candidatures EDOC")

Avant de poursuivre, il est nécessaire de contrôler que la population affichée soit celle attendue pour l'envoi.

Contrôler la population retournée par la recherche

3. Création de la population (onglet "Evaluation des candidatures EDOC")

Dès que la population affichée est contrôlée, la génération peut être réalisée en cliquant sur "Créer une population".
Cette fonction va sauvegarder la population pour pouvoir l'utiliser dans l'onglet "Communication EDOC".
Cette population pourra ainsi être réutilisée à volonté.

Créer la population

4. Contrôle de la population reprise (onglet "Communication EDOC)

Dans l'onglet "Communication EDOC", la cellule en haut à gauche permet de contrôler que la population reprise pour la communication est correcte.
A noter que : La colonne "E-mails reçus" contient le libellé du suivi si un envoi a déjà été réalisé pour cette population.

L'onglet en bas à gauche affiche toutes les populations disponibles, il est possible de "rappeler" une population en cliquant sur le libellé de la population souhaitée.

Contrôler la population créée

5. Choix du modèle de courriel (et de la population si nécessaire)

Chaque programme doctoral a ses propres modèles (modèles qui ont été fournis au préalable par le programme).
En principe le libellé des modèles de courriel disponibles commencent par l'acronyme du programme doctoral et contiennent les mots-clés "Admissible" et/ou "Refusé".

Pour choisir un modèle, il faut donc saisir dans le champ "Choix du modèle" une partie du libellé du modèle, une liste sera alors proposée.
Il faut cliquer sur un modèle de la liste pour le sélectionner.

Concernant le choix de la population, en principe ce champ reprend automatiquement la population générée dans l'onglet "Evaluation des candidatures EDOC".
Si ce n'est pas le cas, il faut cliquer sur la population souhaité et disponible dans la liste des populations existantes (cellule en bas à gauche).

Choisir le modèle de courriel et év. la population

6. Contrôle de l'expéditeur du destinataire
L'expéditeur et le destinataire sont directement renseignés dans le modèle de courriel, il ne faut en principe rien changer à ce qui est affiché, cependant il est nécessaire de contrôler que :
  1. l'expéditeur est bien l'adresse générique du programme
  2. le destinataire est bien le jeu d'adresse reprenant les adresses e-mail d'étude ou permanente.

A noter : l'expéditeur et le destinataire ne s'affichent que lorsqu'un modèle de courriel a été choisi.

Contrôler l'expéditeur et le destinaire

7. Prévisualisation du contenu des messages

La prévisualisation des messages permet de contrôler que tous les courriels sont bien générés pour la population et que les variables sont bien interprétées par IS-Academia.
Cette fonction ne permet pas de contrôler si les pièces jointes ont été correctement attachées.

Pour faire une prévisualisation, cliquer sur le bouton "Prévisualisation" et cliquer ensuite sur l'onglet "Prévisualisation".

Prévisualiser le contenu des courriels générés

Prévisualiser le contenu des courriels générés

8. Test d'envoi des courriels

Pour vérifier que le bon courriel sera envoyé à la bonne population, il est conseillé, au préalable, de tester l'envoi en envoyant les messages à une adresse personnalisable. .

Pour renseigner une adresse de destination, il faut cliquer sur l'onglet "Tests" puis remplir le champ "Forcer le destinataire des mails".
Ainsi, IS-Academia remplacera systématiquement l'adresse e-mail des destinataires par cette adresse personnalisée.

Ce test permet de faire une vérification complète de l'envoi :
  • La population est-elle la bonne?
  • Le modèle est-il correct? les variables contenues dans le modèle sont-elles correctement remplacées?
  • Les pièces jointes sont-elles présentes?

Envoyer les courriels à une adresse de test

9. Envoi définitif

L'envoi définitif se fait en cliquant sur le bouton "Envoyer les e-mails" (en s'assurant qu'il n'y a aucune adresse forcée) et en confirmant.

Procéder à l'envoi des courriels

10. Contrôle du statut de l'envoi (journal de l'envoi)

L'onglet journal d'envoi permet de contrôler, immédiatement après avoir cliqué sur "Envoyer les e-mails" que le traitement des e-mails par IS-Academia s'est bien passé.

Le traitement de l'envoi se fait en arrière-plan et tant que ce traitement n'est pas réalisé, il affiche le statut "N/A".
Pour obtenir les dernières statuts, il faut donc cliquer plusieurs fois sur "Rafraîchir".

Si le traitement est correct, un "vu" vert le signale, dans le cas contraire, une croix rouge est affichée et un message détaille le problème. Dans ce cas, il faut probablement contacter .

Consulter le journal de l'envoi (statut de l'envoi)

Rafraîchir le journal de l'envoi pour obtenir le dernier statut

Exemple de statut en erreur de l'envoi

 

Posted by Grégoire Clerc at 9:46
Gestion des tâches d'assistanat - Matières hors plan

Depuis l'introduction de la gestion des tâches d'assistanat dans IS-Academia, le besoin d'engager des assistants sur des activités hors plan tel que la journée des gymnasiens s'est fortement fait ressentir au sein des sections. C'est pour cette raison qu'il a été décidé, en accord avec le Décanat et le Service Académique, de mettre à disposition les libellés de "matière" suivants:

  • Promotions des études (p. ex. journée des gymnasiens, etc.)
  • Autre contribution à l'enseignement (p.ex.participation à la rédaction d’un ouvrage,etc.)

D'autre part, vue l'importance que les MOOCs vont prendre à l'avenir à l'EPFL, il a été convenu avec Monsieur Dillenbourg de mettre également à disposition les libellés suivants:

  • Préparation de MOOC (mise en place d'un MOOC)
  • Suivi de MOOC externe (suivi du MOOC pour les étudiants hors EPFL)

Il vous est possible d'engager des PhD sur ces matières uniquement à partir de la période 2014-2015.

 

Nous restons à votre disposition pour toutes éventuelles questions à l'adresse suivante: isa@epfl.ch

 

Posted by Stéphane Vollet at 10:02
Feuilles de notes pour les enseignants

Dorénavant, le Service académique n'enverra plus les feuilles de notes aux enseignants. Ils recevront à chaque session les indications nécessaires pour retourner leurs résultats au Service académique.

Vous trouverez ci-dessous la teneur du message envoyé ce jour à tous les enseignants devant fournir des notes pour les matières semestrielles.

Un second message similaire sera envoyé dès la fin de période de retrait pour les matières d'examens.

Ceci concerne les matières des plans d'études Bachelor / Master

Exemple:

++English below++

Madame, Monsieur,

Vous trouverez vos feuilles de notes du semestre en annexe à ce message (Les feuilles de notes pour les matières examinées vous seront envoyées dès la période de retrait aux examens terminée.). Vous avez désormais deux options pour communiquer les notes des branches de semestre au Service Académique d'ici au 20 juin:

  1. Reporter vos notes directement dans IS-Academia. Il ne sera dès lors plus nécessaire de renvoyer vos notes au Service Académique, à l'exception de celles pour les projets de master qui doivent être signées par l'expert. Vous avez également la possibilité de déléguer cette tâche à une personne de votre choix.
  2. Imprimer, remplir et renvoyer vos feuilles de notes au Service Académique dans les délais stipulés.

La saisie des notes est sensible en ce qui concerne la protection des données. Nous utilisons à cet effet une authentification GASPAR à deux facteurs récemment mise en place par le DIT (authentification forte). Les personnes qui vont saisir des notes doivent posséder un smartphone ou une tablette (iOS/iPhone ou Android) et installer le logiciel libre Google Authenticator. Ce dernier génèrera les codes d'accès nécessaires pour accéder à la saisie des notes.

Les personnes ne disposant pas de smartphone peuvent obtenir un jeton (« hardware token ») du DIT qui permet la génération des codes requis (sous réserve du stock disponible). Vous pouvez en faire la demande en utilisant le formulaire suivant. Pour des raisons de confort d'utilisation, il est vivement recommandé d'installer l'application Google Authenticator sur votre smartphone. Les jetons (hardware token) sont réservés en priorité aux personnes ne disposant pas de smartphone. Nous vous remercions pour votre collaboration et l'équipe du DIT reste à disposition en cas de questions (gaspar@epfl.ch).

Si vous n'avez pas encore utilisé ce système, vous allez recevoir prochainement un e-mail GASPAR vous indiquant la procédure à suivre pour initialiser l'authentification à deux facteurs de votre compte GASPAR. Si besoin, vous pouvez contacter l'adresse email gaspar@epfl.ch pour une demande de support personnalisé.

En résumé, nous vous serions reconnaissant de :

  • Procéder à la configuration de votre compte GASPAR sur la base des instructions à recevoir du DIT.
  • Procéder à la saisie des notes dans IS-Academia (portail enseignant, onglet "Saisie des notes"). Une courte vidéo vous en présentera les éléments principaux.
  • Nous communiquer au plus vite les références des éventuelles autres personnes qui vont saisir des notes pour vos épreuves d'examens.
  • Nous contacter en cas de problème ou de questions.

Nous vous transmettons nos meilleurs messages.

Le Service académique
EPFL VPAA DAF SAC

sac-etudes@epfl.ch

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Dear all,

You will find in attachment your students' grade sheets for this semester (grade sheet for exams will be sent once the exam withdrawal period is over). From now on, you have two options to communicate your semester grades to the registrar's office within the official time frame (20th of June for semester courses):

  1. Enter and submit your grades directly in IS-Academia. This means you will not have to send back the paper version, with the exception of the Master project that still requires to be signed by the expert. Should you choose to, you can also delegate this task to a person of your choice.
  2. Complete and send the grade sheets back to the Registrar's office who will key it in for you.

The grading of students is a sensitive topic regarding data protection. We have thus implemented a new two-factor authentication mechanism recently deployed in GASPAR by DIT. As a consequence, entering grades will require access to a smartphone or tablet (iOS / iPhone or Android) and installation of the free Google Authenticator software. This will generate the necessary one-time access codes required to access the system.

People who do not have a smartphone can obtain a hardware token from the DIT (subject to stock availability). You can apply using this online form. For those of you having access to a smart phone, it is highly recommended to use the Google Authenticator application as it offers better functionality and more convenience. We thank you for your understanding and the DIT team remains at your disposal should you have any queries (gaspar@epfl.ch).

If you haven't used the system yet, you will soon receive an email from GASPAR which indicates the procedure to initialize two-factor authentication on your GASPAR account. If necessary, you can contact gaspar@epfl.ch to receive one-to-one support.

In summary, we would be grateful if you could:

  • Proceed to configure your GASPAR account by following the instructions to be received from the DIT
  • Enter your examination grades in IS-Academia (teaching portal, "Enter Grades" tab). A short video has been prepared by way of introduction.
  • Notify us of any person who will be entering grades for your exams on your behalf.
  • Contact us with any problems or questions.

Best regards.

Le Service académique
EPFL VPAA DAF SAC

sac-etudes@epfl.ch

Posted by Jean-Pierre Allegra at 16:56
Indisponibilité pour cause de maintenance - jeudi 29 mai dès 20h à vendredi 30 mai 12h00

L'application IS-Academia sera indisponible pour des raisons de maintenance à partir de ce jeudi 29 mai dès 20h00 (jour de l'Ascencion). Les accès seront rétablis à partir de vendredi 12h00.

Nous vous remercions pour votre compréhension et restons à diposistion pour toute question complémentaire.

Posted by Laurent Ramelet at 11:42
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