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PGS - Portage GED-SCR

Etat d'avancement au 28.10

► Phase de conception terminée depuis le 14.10
► Phase de réalisation en cours

Tâches effectuées et faits marquants :

  • COPIL avec présentation  :
    - du shéma de bascule pour le portage
    - des ajustements de planning (les jalons débuts&fin de phase restent inchangés)
    - les implications utilisateurs durants le projet

Prochaines étapes :

  • Test d'intégration du moteur d'export - 28-10
  • Test d'intégration du moteur d'import - 14.11
  • Formation et recette SCI - 15.11
  • Formation et recette APR - 18.11

Poursuite de la phase de réalisation jusqu'au  15.11

 

Les phase du portage sont les suivantes :

Posted by Antoine Osthus at 14:54
Etat d'avancement au 07.10

 

► Poursuite de la phase de conception

Tâches effectuées et faits marquants :

  • Envoi du bon de commande SOPRA STERIA et SQLi
  • Libération de la phase de conception

Prochaines étapes :

Préparation du COPIL en vue de présenter :

  • Le shéma de bascule pour le portage
  • Les ajustements de planning
  • Les implications utilisateurs durant le projet

Poursuite de la phase de conception -> 14.10

Posted by Antoine Osthus at 13:18
Etat d'avancement au 27.09

► Début de la phase de conception le 29.09

Tâches effectuées et faits marquants :

  • Figer le périmètre et demander les ajustements sur les propositions commerciales des l'intégrateurs

Prochaines étapes :

  • Valider la mandat de projet
  • Entamer les travaux de conception (29.09)
  • Organiser les alteliers de conception : format du fichier d'échange entre Alfresco et SharePoint et plateforme DMS
Posted by Antoine Osthus at 14:08
Etat d'avancement au 9.09

►En cours de phase d'initialisation

Tâches effectuées et faits marquants :

  • Rapport d'étude fait
  • Initialisation du mandat de projet
  • Présentation du projet au Service de Contrôle Interne

Tâches à venir :

  • Présentation du projet aux Affaires Professorale (APR)
  • Figer le périmètre
  • Procéder aux ajustement de la proposition commerciale de l'intégrateur
  • Valider le mandat de projet

 

Posted by Antoine Osthus at 8:11
Objectifs

SITUATION ACTUELLE

Actuellement la GED SCR, SCR pour secrétariat, est composée de deux GEDs :

GED-APR  pour les dossiers des Affaires Professorales (APR)

Il s'agit d'un référentiel des documents pour les dossiers des professeurs. Seuls les documents les plus importants sont numérisés et intégrés dans la GED qui fait office d'archive des documents vitaux afin d'en assurer la conservation en cas de catastrophe dans le bâtiment des APR (à l'époque pavillon en bois).

GED-SCI pour le Service pour le Contrôle Interne (SCI) finances et projets

La GED SCI a été mise en place pour remplacer l'outil collaboratif reposant sur des espaces partagés de l’éditeur BSCW. Celui-ci est utilisé par le SCI pour gérer les processus financiers et organisationnels de l'EPFL assurer leur suivi et les partager avec des auditeurs externes.

Les deux GEDs sont cloisonnées mais reposent sur la même architecture :

L’instance GED repose sur la version 3.3.3 d’Alfresco. Or cette version n’est plus supportée par l’éditeur. Du fait que ces applications sont très proches d’une utilisation standard d’une GED, le choix a été pris de basculer ces applications sur SharePoint de Microsoft, et plus précisément la plateforme Document Management System (DMS). Cette solution est devenue la référence en termes de GED, de stockage de documents confidentiels à l’EPFL et apporte d’autres avantages tels que, la réduction du risque de la mise en place d’une facturation au nombre d’utilisateurs par l’éditeur Alfresco et la réduction les coûts d’infrastructure.

A ce titre 2 études ont été menées :

  • La première étude réalisée par le prestataire SQLi pour la partie import dans SharePoint. L’objectif étant de :
    • S’assurer de la faisabilité du portage, dans un scénario où l’on restera au plus proche du standard SharePoint ou un autre prévoyant des adaptations spécifiques répondant davantage au mode d’utilisation de la GED Alfresco 
    • De définir l’interface d’importation dans SharePoint des documents stockés dans Alfresco.
  • La seconde étude réalisée par le prestataire SOPRA pour confirmer la faisabilité de produire l’interface attendue par SQLi.

OBJECTIFS

Objectifs du système

Catégorie

Description

Grandeur de mesure

Priorité

1

Pérennisation et maitrise de la maintenance de la solution GED

Réduction des risques liés au manque de support d’Alfresco 3.3.3.

Réduction du temps de résolution d’une anomalie liée au produit passant d’indéfini à défini.

O

2

Homogénéisation de la gestion électronique de document autour de SharePoint

Mutualisation des compétences et de la maintenance.

Réduction du coût de maintenance et  d’exploitation.

1

Légende: Priorité: O=obligatoire /1=haute, 2=moyenne, 3=basse

Objectifs de la démarche

Catégorie

Description

Grandeur de mesure

Priorité

1

Etudes

La faisabilité est attestée au moyen de deux études, la première ayant pour but de s’assurer que SharePoint est apte à couvrir fonctionnellement et au plus proche du standard, les actions des utilisateurs et de définir une interface d’import.

La seconde a pour but de valider l’interface d’import par le prestataire en charge de l’export

NA

O

2

Ajustement fonctionnel

Le fonctionnel standard SharePoint requière de légers ajustements afin de correspondre au mode d’utilisation de la GED-SCR par les utilisateurs

NA

1

3

Portage

Procéder au portage de la GED-SCR (APR et SCI)

NA

1

4

Contrôle Migration

S’assurer que la migration est complète et intègre

NA

1

4

Conduite du changement

Accompagner les utilisateurs dans l’appropriation de la nouvelle interface

NA

1

Planning

Posted by Antoine Osthus at 8:11