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UGE - Upgrade GED-ETU

Etat d'avancement au 28.10

►Poursuite de la phase de conception

Tâches effectuées et faits marquants :

  • Spécifications fonctionnelles back-end
  • Installation de la plateforme temporaire 4.2

Prochaines étapes :

  • COPIL pour présenter (31.10) :
    - le shéma de bascule pour l'upgrade
    - les ajustements de planning
    - les implications utilisateurs durants le projet
  • Spécifications fonctionnelle front end
  • Atelier fonctionnelle front end

La fin de la phase de conception est réportée au 11.11 au lieu du 17.10. ce qui est sans impacte sur la phase de réalisation, qui elle a commencée comme prévu le 18.10

 

 

Posted by Antoine Osthus at 15:53
Etat d'avancement au 07.10

►Poursuite de la phase de conception

Tâches effectuées et faits marquants :

  • Envoi du bon de commande SOPRA STERIA
  • Mandat de projet validé
  • Libération de la phase de conception

Prochaines étapes :

  • Préparation du COPIL en vue de présenter :
    - le shéma de bascule pour l'upgrade
    - les ajustements de planning
    - les implications utilisateurs durants le projet
    -  l'interface Alfresco 5.1 aux utilisateurs de la GED-ETU
  • Finaliser la phase de conception -> 17.10
Posted by Antoine Osthus at 13:59
Etat d'avancement au 27.09

►Début de la phase de conception le 29.09

Tâches effectuées et faits marquants :

  • Figer le périmètre et demander les ajustements sur les propositions commerciales des l'intégrateurs
  • Valider la mandat de projet
     

Prochaines étapes :

  • Entamer les travaux de conception (29.09)
  • Organiser les alteliers infrastructure et intégration Equinoxe. 
Posted by Antoine Osthus at 13:56
Etat d'avancement au 09.09

► Phase d'initialisation en cours de finalisation

Tâches effectuées et faits marquants :

  • Etude du prestataire SOPRA réalisée et présentée aux partie prenantes
  • Première version du mandat de projet
     

Prochaines étapes :

  • Figer le périmètre et demander les ajustements sur la proposition commerciale de l'intégrateur
  • Valider la mandat de projet
  • Libérer la phase de conception (15/09)
Posted by Antoine Osthus at 8:03
Objectifs

SITUATION ACTUELLE

Depuis 2008, le secrétariat académique de l’EPFL utilise quotidiennement un outil de gestion électronique de documents (GED) qui a pour objectif la conservation des dossiers de tous les étudiants. Cette GED s’articule autour de la solution Alfresco version 3.3.3 et s’interface avec IS ACADEMIA, l’outil de numérisation KOFAX, un serveur de messagerie et une interface d’authentification selon le schéma ci-dessous :

L’instance Alfresco concernée par ce projet est GED-ETU.

L’instance GED-ETU est critique pour l’EPFL puisqu’elle contient toutes les données présentes ou passées des étudiants de l’EPFL. Or la version Alfresco 3.3.3 n’est plus supportée par l’éditeur.

L’objectif du projet est de fiabiliser la plateforme, en procédant à un upgrade vers une version supportée d’Alfresco

A ce titre 1 étude a été menée :

Celle-ci a été réalisée par le prestataire SOPRA STERIA et a permis de clarifier le chemin de migration.

En préambule, dans la version 3.3.3 d’Alfresco il n’y a qu’un seul moteur pour gérer la back end et l’interface. À partir de la version 4.2, le back end et l’interface sont gérés par 2 moteurs distincts. Enfin, la principale différence qu’il y a entre la version 4.2 et 5.1 c’est l’interface.

Le chemin de migration consiste donc, dans un premier temps  à upgrader le back end à la version 4.2 en embarquant les modules spécifiques à la GED-ETU. Et dans un second temps, d’upgrader à la version 5.1 en embarquant les ajustements d’interface.

Objectifs

Objectifs du système

Catégorie

Description

Grandeur de mesure

Priorité

1

Fiabilisation de la plateforme Alfresco

Réduction des risques liés au manque de support d’Alfresco 3.3.3.

Réduction du temps de résolution d’une anomalie liée au produit passant d’indéfini à défini.

O

Légende: Priorité: O=obligatoire /1=haute, 2=moyenne, 3=basse

Objectifs de la démarche

Catégorie

Description

Grandeur de mesure

Priorité

1

Etudes

La faisabilité de la migration est attestée suite à l’étude qui a permis d’identifier le chemin de migration.

NA

O

2

Upgrade

Réalisation de l’upgrade en 2 étapes

NA

1

3

Contrôle de l’upgrade

S’assurer que la base documentaire suite à l’upgrade est complète et intègre

NA

1

4

Conduite du changement

Accompagner les utilisateurs dans l’appropriation de la nouvelle interface

NA

1

Planning 

Posted by Antoine Osthus at 8:03